RESPAWN BUDDYS

Office

Datenschutzinformation zum Respawn Buddys Office

Mit dieser Datenschutzinformation informieren wir über die Verarbeitung personenbezogener Daten im internen Respawn Buddys Office sowie bei den damit verbundenen Verwaltungs-, Kommunikations- und Signaturvorgängen.

1. Verantwortlicher

Respawn Buddys
nicht eingetragener Verein (Verein ohne Rechtspersönlichkeit)
Rhönstr. 64
63505 Langenselbold
Deutschland

Vertreten durch jeweils zwei Vorstandsmitglieder gemeinsam:
Pascal Röhrig · André Zylla · Paul Oestreich · Mario Moritz

E-Mail: info@respawnbuddys.de

2. Zweck und betroffene Personen

Das Respawn Buddys Office dient der internen Organisation, Mitgliederverwaltung, Dokumentation und Verwaltung von Respawn Buddys.

Von der Verarbeitung können insbesondere Mitglieder, Mitgliedschaftsbewerber, Office-Benutzer, externe Entleiher, Kommunikationspartner, Dokumentunterzeichner sowie sonstige Personen betroffen sein, deren Daten im Rahmen der Vereins- beziehungsweise Gemeinschaftsverwaltung verarbeitet werden.

3. Rechtsgrundlagen

Je nach Verarbeitung stützen wir die Verarbeitung insbesondere auf folgende Rechtsgrundlagen:

4. Office-Benutzerkonten und Anmeldung

Für berechtigte Office-Benutzer werden insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Benutzerrolle, Berechtigungen, Passwortinformationen in nicht im Klartext gespeicherter Form sowie für die Sitzungs- und Kontosicherheit erforderliche Daten verarbeitet.

Der Zugriff auf Funktionen und Datensätze richtet sich nach den jeweils vergebenen Rollen und Berechtigungen.

5. Zwei-Faktor-Authentifizierung

Für sicherheitskritische Office-Rollen kann eine Zwei-Faktor-Authentifizierung verpflichtend sein.

Hierfür verarbeitet das Office insbesondere den für die Zwei-Faktor-Authentifizierung erforderlichen geheimen Schlüssel, Wiederherstellungscodes sowie den Zeitpunkt der erfolgreichen Einrichtung beziehungsweise Bestätigung.

Die Verarbeitung dient dem Schutz von Benutzerkonten und den darin enthaltenen personenbezogenen Daten. Rechtsgrundlage ist insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6. Mitgliedschaftsanträge

Bei einem Mitgliedschaftsantrag können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Die im Antragsformular verlangte Bestätigung, dass die Datenschutzinformation erhalten wurde, dient ausschließlich der Dokumentation der Kenntnisnahme. Sie stellt keine Einwilligung in Verarbeitungen dar, die zur Bearbeitung des Mitgliedschaftsantrags erforderlich sind.

6.1 Freiwillige Discord-Verknüpfung nach Aufnahme

Aktive Mitglieder können ihr persönliches Office-/HQ-Konto freiwillig mit ihrem Discord-Konto verbinden. Die Nutzung von Discord und die Verknüpfung sind keine Voraussetzung für die Mitgliedschaft bei Respawn Buddys.

Für die Verknüpfung wird das OAuth-Verfahren von Discord verwendet. Nach erfolgreicher Bestätigung verarbeitet das Respawn Buddys Office insbesondere die Discord-Benutzer-ID, den Discord-Benutzernamen, den Discord-Anzeigenamen, den Zeitpunkt der Verknüpfung sowie den Zeitpunkt der letzten Überprüfung.

Das im Rahmen des OAuth-Vorgangs von Discord bereitgestellte Zugriffstoken wird ausschließlich zur unmittelbaren Abfrage der Discord-Identität verwendet und nicht dauerhaft im Respawn Buddys Office gespeichert.

Zweck der Verarbeitung ist die eindeutige Zuordnung des Discord-Kontos zu dem jeweiligen Mitglied sowie der automatische Abgleich der von Respawn Buddys verwalteten Discord-Rollen. Dabei werden derzeit ausschließlich die Rollen „Mitglied“ und, bei bestehender aktiver Vorstandsfunktion, „Vorstand“ verwaltet. Andere Discord-Rollen werden durch diese Office-Funktion nicht verändert.

Die Verknüpfung erfolgt freiwillig. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Verbindung kann insbesondere im persönlichen Office-/HQ-Profil getrennt werden. Eine fehlende oder getrennte Discord-Verknüpfung hat keine Auswirkungen auf die Mitgliedschaft bei Respawn Buddys.

7. Volljährigkeitsprüfung

Respawn Buddys nimmt ausschließlich volljährige Mitglieder auf. Deshalb wird im Rahmen des Mitgliedschaftsantrags das Geburtsdatum verarbeitet und die Volljährigkeit bestätigt beziehungsweise überprüft.

Im Office kann dokumentiert werden, durch wen und zu welchem Zeitpunkt die Altersprüfung erfolgt ist. Eine Ausweiskopie ist für diesen Zweck grundsätzlich nicht erforderlich und soll nicht allein zur Altersprüfung gespeichert werden.

8. Foto- und Videoeinwilligungen

Soweit im Rahmen eines Mitgliedschaftsantrags oder einer Mitgliedschaft freiwillige Entscheidungen zur Nutzung von Foto- oder Videoaufnahmen abgefragt werden, werden diese Entscheidungen im Mitgliedsdatensatz dokumentiert.

Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

9. Mitgliederverwaltung

Nach Aufnahme können die zur Verwaltung der Mitgliedschaft erforderlichen Stammdaten, Kontaktdaten, Mitgliedsnummer, Rollen, Statusinformationen und weitere für die Mitgliedschaftsverwaltung erforderliche Angaben verarbeitet werden.

Die Verarbeitung dient insbesondere der Durchführung und Organisation der Mitgliedschaft.

10. Dokumentenverwaltung

Im Office können Dokumente und Dokumentversionen in einer geschützten Dateiablage gespeichert werden.

Zur Sicherstellung der Integrität werden für Dateien und Dokumentversionen insbesondere SHA-256-Prüfsummen gespeichert. Änderungen und dokumentenbezogene Vorgänge können zusätzlich in Aktivitätsverläufen protokolliert werden.

11. Elektronische Signaturen

Bei elektronischen Signaturvorgängen können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Geheime Signaturlinks werden nicht im Klartext in der Datenbank gespeichert. Für die technische Prüfung wird lediglich ein kryptografischer Hash des jeweiligen Tokens gespeichert.

Diese Nachweisdaten dienen insbesondere dazu, die Integrität des unterzeichneten Dokuments und den Ablauf des Signaturvorgangs nachvollziehbar zu dokumentieren.

12. Inventar- und Leihverwaltung

Für die Verwaltung von Inventar können insbesondere Inventarbezeichnung, Inventarnummer, Seriennummer, Zustand, Lagerort, Zubehör, Fotos und interne Verwaltungsinformationen gespeichert werden.

Bei einer Ausleihe an Mitglieder oder externe Personen können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, ausgeliehene Gegenstände, Ausgabe- und Rückgabezeitpunkte sowie weitere für den Leihvorgang erforderliche Angaben verarbeitet werden.

Bei digital dokumentierten Übergaben und Rückgaben können außerdem elektronische Unterschriften, Belege und zugehörige SHA-256-Prüfsummen gespeichert werden.

13. Mailcenter

Das Office enthält ein internes Mailcenter für Respawn-Buddys-Kommunikation. Hierbei können eingehende und ausgehende E-Mails einschließlich ihrer Anhänge in das Office übernommen beziehungsweise dort erstellt und verarbeitet werden.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Auf Mailinhalte erhalten ausschließlich entsprechend berechtigte Office-Benutzer Zugriff.

14. Aktivitäts- und Audit-Protokolle

Bestimmte Verwaltungs- und Änderungsvorgänge werden im Office protokolliert. Dabei können insbesondere der betroffene Datensatz, der handelnde Benutzer, die ausgeführte Aktion, eine Beschreibung des Vorgangs, technische Metadaten sowie der Zeitpunkt gespeichert werden.

Die Protokollierung dient der Nachvollziehbarkeit, Zugriffskontrolle, Fehleranalyse und Sicherheit sowie der Dokumentation organisatorisch relevanter Vorgänge.

Besonders schutzbedürftige Inhalte wie 2FA-Geheimnisse, Wiederherstellungscodes oder gezeichnete Signaturdaten sollen nicht als Klartext in allgemeinen Aktivitätsprotokollen gespeichert werden.

15. Benachrichtigungen

Das Office kann interne Benachrichtigungen zu Vorgängen wie Mitgliedsanträgen, Leihen, ausstehenden Signaturen, Mailcenter-Vorgängen oder Systemzuständen erzeugen.

Soweit ein Benutzer freiwillig Browser-Push-Benachrichtigungen aktiviert, können zusätzlich die für die technische Zustellung erforderlichen Push-Subscription-Daten und technische Geräteinformationen verarbeitet werden.

16. Datensicherung

Zur Absicherung gegen Datenverlust werden private Sicherungen der Office-Datenbank sowie der privaten Office-Dateien erstellt.

Die Sicherungsdateien befinden sich im geschützten privaten Speicherbereich des Hostingpakets. Für Datenbank- und Dateisicherungen werden SHA-256-Prüfsummen erzeugt, um die Integrität der Sicherungen kontrollieren zu können.

Backup-Dateien werden derzeit standardmäßig 14 Tage aufbewahrt und anschließend im Rahmen des automatischen Backup-Laufs entfernt.

Protokolldaten über die Durchführung von Backups können zur Überwachung und Fehleranalyse länger gespeichert werden.

17. Hosting und Auftragsverarbeitung

Das Respawn Buddys Office wird bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland, betrieben.

Im Rahmen des Hostings können insbesondere Server-, Verbindungs- und Protokolldaten sowie die im Office gespeicherten Inhaltsdaten verarbeitet werden.

Mit ALL-INKL.COM besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Nach den vertraglichen Angaben des Hostinganbieters erfolgt das Webhosting ausschließlich auf Datenspeichern in Deutschland.

18. Technisch erforderliche Cookies und lokale Speicherung

Das Office verwendet technisch erforderliche Cookies und gegebenenfalls vergleichbare lokale Speichermechanismen, insbesondere für Anmeldung, Sitzungsverwaltung, Sicherheitsfunktionen und die nutzerbezogene Bedienung einzelner Office-Funktionen.

Soweit Informationen auf dem Endgerät gespeichert oder von dort ausgelesen werden, geschieht dies im technisch erforderlichen Umfang insbesondere nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Analyse-, Werbe- oder Marketing-Tracking wird im Office derzeit nicht eingesetzt.

19. Empfänger und Zugriffsrechte

Innerhalb von Respawn Buddys erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diesen Zugriff für ihre jeweilige Aufgabe benötigen. Der Zugriff wird über Rollen und Berechtigungen gesteuert.

Empfänger personenbezogener Daten können außerdem technische Dienstleister sein, soweit deren Einsatz für den Betrieb, Versand oder die jeweilige Funktion erforderlich ist und die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür vorliegen.

19.1 Discord bei freiwilliger Kontoverknüpfung

Bei Nutzung der freiwilligen Discord-Verknüpfung werden die für die Kontoverknüpfung und den Rollenabgleich erforderlichen Daten über die Schnittstellen von Discord verarbeitet. Hierzu gehören insbesondere die Discord-Benutzer-ID sowie die für die Prüfung und Verwaltung der betreffenden Serverrollen erforderlichen Informationen.

Für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum benennt Discord Discord Netherlands B.V., Schiphol Boulevard 195, 1118 BG Schiphol, Niederlande, als zuständige Gesellschaft. Für die Verarbeitung innerhalb des Discord-Dienstes gelten ergänzend die Datenschutzbestimmungen von Discord.

20. Verarbeitung außerhalb des EWR

Das reguläre Office-Webhosting erfolgt nach den vertraglichen Angaben von ALL-INKL.COM auf Datenspeichern in Deutschland.

Für den normalen Office-Betrieb werden derzeit keine Analyse- oder Werbedienste eingesetzt, die eine Drittlandübermittlung erfordern.

Bei freiwillig aktivierten Browser-Push-Benachrichtigungen kann abhängig vom verwendeten Browser, Betriebssystem und Push-Dienst ein externer Dienstanbieter an der technischen Zustellung beteiligt sein. Eine dabei gegebenenfalls erforderliche Drittlandübermittlung richtet sich nach den jeweils anwendbaren Voraussetzungen des Kapitels V DSGVO.

20.1 Discord

Im Zusammenhang mit der freiwilligen Discord-Verknüpfung kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den Vereinigten Staaten, stattfinden. Discord gibt für internationale Datenübermittlungen insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse, das EU-US Data Privacy Framework sowie Standardvertragsklauseln als mögliche Übermittlungsmechanismen an.

21. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche, vertragliche beziehungsweise berechtigte Aufbewahrungsgründe bestehen.

Mitgliedschaftsdaten werden grundsätzlich für die Dauer der Mitgliedschaft und darüber hinaus nur gespeichert, soweit dies für Nachweis-, Abwicklungs- oder Rechtsverteidigungszwecke oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Daten zu Mitgliedschaftsanträgen werden entsprechend dem Verlauf und Ergebnis des Antragsverfahrens sowie gegebenenfalls anschließender Mitgliedschaft gespeichert.

Dokumente, Signaturprotokolle, Prüfsummen, Leihnachweise und sonstige Nachweisdaten können über den eigentlichen Vorgang hinaus gespeichert werden, soweit dies zur Nachweisführung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

E-Mails und Anhänge werden nur so lange im Office aufbewahrt, wie sie für Kommunikation, Verwaltung, Dokumentation oder bestehende Aufbewahrungsgründe benötigt werden.

Aktivitäts- und Sicherheitsprotokolle werden nur so lange gespeichert, wie sie für Nachvollziehbarkeit, Sicherheit, Fehleranalyse oder Rechtsverteidigung erforderlich sind.

Daten der freiwilligen Discord-Verknüpfung werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie die Verknüpfung besteht. Beim Trennen der Verbindung werden die durch das Respawn Buddys Office verwalteten Discord-Rollen entfernt und anschließend die lokale Verknüpfung gelöscht.

Nach dem Ende einer Mitgliedschaft können die Verknüpfungsdaten noch so lange vorgehalten werden, wie dies erforderlich ist, um die vom Office verwalteten Discord-Rollen zuverlässig zu entfernen. Danach wird die lokale Discord-Verknüpfung gelöscht. Ein OAuth-Zugriffstoken wird nicht dauerhaft gespeichert.

Backup-Dateien werden standardmäßig nach 14 Tagen automatisiert entfernt.

22. Bereitstellung von Daten

Pflichtangaben innerhalb eines Mitgliedschaftsantrags oder sonstigen Verwaltungsprozesses sind erforderlich, wenn der jeweilige Vorgang ohne diese Angaben nicht sinnvoll oder ordnungsgemäß durchgeführt werden kann.

Freiwillige Angaben sind entsprechend gekennzeichnet oder ergeben sich aus der jeweiligen Funktion. Werden notwendige Daten nicht bereitgestellt, kann der jeweilige Antrag, Signatur-, Leih- oder sonstige Verwaltungsvorgang gegebenenfalls nicht durchgeführt werden.

23. Automatisierte Entscheidungen

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit Rechtswirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet im Respawn Buddys Office derzeit nicht statt.

24. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf:

Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Datenschutzanfragen können gerichtet werden an: info@respawnbuddys.de .

25. Widerspruchsrecht

Soweit personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, besteht unter den Voraussetzungen des Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen.

26. Beschwerderecht

Betroffene Personen haben nach Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Für Hessen ist insbesondere erreichbar:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Wilhelmstraße 7
65185 Wiesbaden
Telefon: +49 611 1408-0
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de

27. Sicherheit

Zum Schutz der im Office verarbeiteten Daten werden technische und organisatorische Maßnahmen eingesetzt. Hierzu gehören insbesondere rollenbasierte Zugriffsrechte, Zwei-Faktor-Authentifizierung für entsprechend geschützte Rollen, HTTPS-Verschlüsselung, private Dateiablagen, Integritätsprüfungen mittels SHA-256-Prüfsummen, Sicherheits- und Aktivitätsprotokolle sowie regelmäßige Backups.

28. Änderungen dieser Datenschutzinformation

Diese Datenschutzinformation wird angepasst, wenn sich Funktionen, Verarbeitungen, eingesetzte Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern.

Stand: 11. September 2026

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